Si bé les principals obligacions de les comunitats de propietaris, en matèria de protecció de dades, recauen sobre el responsable del fitxer, la figura de l’administrador de finques és indispensable, ja que la seva funció, com a assessor i encarregat del tractament, és facilitar i participar en el compliment d’aquestes obligacions.

L’administrador és qui haurà de facilitar a la comunitat tota la informació que precisi per poder adequar els seus tractaments de dades de caràcter personal a la normativa vigent en aquesta matèria.

Quines obligacions existeixen?

–Inscripció de fitxers: L’obligació d’inscriure els fitxers estarà vigent fins a maig de 2018, quan el RGPD sigui aplicable. No obstant això, mentrestant, l’administrador té el deure assessorar a les comunitats en relació a aquesta obligació.

–Deure informació: És necessari informar als titulars de les dades personals de l’existència d’un tractament respecte de les seves dades, així com de la identitat i adreça del responsable del tractament, i de la finalitat per la qual són recaptats aquestes dades.

–Qualitat de les dades: El procés de tractament de dades implica el deure revisar, per part dels responsables i encarregats del tractament, que les dades personals recollits siguin adequats i veraços, s’hagin obtingut lícitament i siguin tractats de manera proporcional a la finalitat per la qual van ser recaptats.

– Conservació de dades: És indispensable establir i definir els terminis de conservació de les dades personals dels propietaris afectats. En principi, les dades personals hauran de ser cancel·lades quan hagin deixat de ser necessàries o pertinents per a la finalitat per la qual van ser obtingudes. No obstant això, la normativa de protecció de dades permet conservar-les, encara que degudament bloquejades, durant el temps en què es pugui originar algun tipus de responsabilitat derivada dels serveis prestats.

–Deure secret: El caràcter personal de les dades fa imprescindible establir una mecanisme que garanteixi l’eficàcia en el compliment del deure de secret. Aquest deure pertoca als responsables de les comunitats i als administradors, que intervinguin en qualsevol fase del tractament, i implica la prohibició de revelar el contingut de les dades als quals hagin tingut accés en l’exercici de les seves funcions. Per aquest motiu, és necessari informar adequadament a totes les persones que prestin serveis de tractament de dades de caràcter personal, la seva obligació de guardar secret, així com les conseqüències de no complir amb aquesta obligació.

–Cessió de dades de caràcter personal: l’administrador només podrà cedir i/o comunicar les dades personals dels copropietaris a terceres persones, si disposa del consentiment dels afectats, a excepció dels supòsits en què una norma ho permeti.