Els administradors de finques quan presten els seus serveis a les comunitats de propietaris tracten nombroses dades de caràcter personal, doncs les requereixen per poder gestionar els assumptes de la comunitat de la forma més efectiva possible.

És per això que el RGPD legitima als administradors de finques per tractar i disposar de les dades dels copropietaris que resultin necessàries, per a la gestió ordinària dels assumptes de la comunitat, amb la qual es trobin vinculats contractualment.

Així doncs, en les comunitats de propietaris resulta indispensable realitzar els tractaments de dades pertinents, per assegurar el correcte desenvolupament de les mateixes i l’efectiu compliment de les obligacions imposades tant per la Llei de Propietat Horitzontal com pel RGPD.

El responsable del tractament

La condició de responsable del tractament recau sobre la comunitat de propietaris. No obstant això, l’administrador de finques, per encàrrec del responsable, no només exerceix l’administració de la comunitat, si no que també actua com a encarregat del tractament.

Resulta important no confondre aquests dos conceptes, responsable i encarregat del tractament, doncs no són sinònims.

Requisits que han de complir-se en la relació contractual entre el responsable i l’encarregat del tractament

-L’administrador de finques només tindrà accés a les dades, quan així s’hagi establert contractualment, i amb l’única finalitat de prestar un servei al responsable del fitxer.

-La relació contractual que atorgui la condició d’encarregat del tractament a l’administrador de finques, haurà de formalitzar-se per escrit o bé en qualsevol altra forma que permeti demostrar la seva celebració i el seu contingut.

-En aquest contracte s’hauran d’establir, per part de la comunitat, les pautes que haurà de seguir l’administrador en els processos de tractament de dades.

-L’administrador de finques haurà de limitar-se a utilitzar les dades en l’àmbit de les funcions que la comunitat de propietaris li hagi designat. Per aquest motiu, no els podrà aplicar o utilitzar amb una fi diferent al que consti en el contracte. És important fer constar que tampoc podrà comunicar les dades a terceres persones.

-Quan es posi fi a la relació contractual, serà indispensable que l’administrador de finques retorni a la comunitat tots els suports i/o documents en els quals constin dades de caràcter personal, objecte de tractament de dades. No obstant això, l’administrador podrà conservar, encara que degudament bloquejades, les dades personals objecte de tractament, tenint en compte que poguessin derivar-se responsabilitats de la seva relació amb la comunitat de propietaris.

Finalment, cal tenir en compte que l’administrador de finques haurà de comptar amb el consentiment específic i informat de tots els afectats, per tractar dades de caràcter personal dels copropietaris d’una finca.